Corporate Training: Einkauf und Personalentwicklung als Erfolgsduo

Neue Technologien und Künstliche Intelligenz verändern Jobprofile schneller, als Unternehmen nachkommen können. Das Kompetenzspektrum verschiebt sich laufend – und das bei gleichzeitigem Fachkräftemangel. In diesem Wandel wird Corporate Training zum entscheidenden Hebel für Unternehmen: Wer gezielt in die Entwicklung seiner Mitarbeitenden investiert, bleibt flexibel und zukunftsfähig.

In der Praxis verpuffen viele Weiterbildungsinvestitionen jedoch – oft, weil Einkauf und Personalentwicklung (PE) nicht ausreichend aufeinander abgestimmt sind. Wie Sie Einkauf und PE zum gemeinsamen Erfolgsduo machen, erfahren Sie hier.  

„Corporate Training“ - Was ist das?

Corporate Training ist mehr als nur ein Seminar. Es bezeichnet die gesamte betriebliche Weiterbildung. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, braucht Mitarbeitende, die sich schnell weiterentwickeln und an veränderte Anforderungen anpassen können. Das bedeutet: Neue Technologien gewinnbringend nutzen, alte Praktiken hinterfragen und innovative Ideen entwickeln. Dafür ist ein breit aufgestelltes Corporate-Training-Angebot erforderlich, das die Fähigkeiten und Qualifikationen der Beschäftigten systematisch erweitert und vorhandenes Wissen regelmäßig auffrischt.

Corporate Training umfasst ein breites Spektrum an Weiterbildungsmöglichkeiten: klassische Präsenzformate, moderne Online-Angebote oder Hybridveranstaltungen. Digitale Lernplattformen erleichtern dabei den Zugang zu E-Learning-Einheiten, Blended-Learning und kompakten Microlearning-Formaten. Auf diese Weise wird ein ganzheitliches Lernökosystem geschaffen, das Wissen zentral bündelt und effizientes Lernen ermöglicht.

Mit betrieblichen Weiterbildungen stärkt das Unternehmen die Potenziale der Mitarbeiter:innen und sichert gleichzeitig seine eigene Zukunftsfähigkeit. Das heißt: Wenn ein Unternehmen noch nicht in Weiterbildungsmaßnahmen investiert, sollte es schleunigst damit anfangen.

Warum passgenaues Lernen so wichtig ist

Unternehmen können ihre Corporate-Training-Maßnahmen gezielt personalisieren und am individuellen Bedarf der Beschäftigten ausrichten – von gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen über Soft Skills bis hin zu Future Skills wie Künstliche Intelligenz. Ob das Lernziel nun Upskilling oder Reskilling heißt - passgenaue Lernformate ebnen den Weg.

Das Spannungsfeld: Warum Personalentwicklung und Einkauf oft aneinander vorbeireden

Corporate Training ist ein Schnittstellenthema zwischen Personalentwicklung und Einkauf. Beide Abteilungen sind an der Beschaffung beteiligt, haben jedoch unterschiedliche Prioritäten. Genau hier entsteht ein Spannungsfeld, das häufig zu Missverständnissen und ineffizienten Abläufen führt. Das Ergebnis: Konkurrenzdenken anstelle von Kooperation.
Ein Blick auf die Prioritäten und Herausforderungen von Personalentwicklung und Einkauf verdeutlicht die unterschiedlichen Herangehensweisen bei der Beschaffung von Weiterbildung:

Was häufig übersehen wird: Beide Abteilungen verfolgen grundsätzlich einander ergänzende Ziele. Das Spannungsfeld entsteht vor allem durch unterschiedliche Bewertungskriterien und fehlende Zusammenarbeit. Ein Hindernis, das Sie mit einer strategischen Allianz lösen können.

Die strategische Allianz: Vom Kostenfaktor zur Wertschöpfungspartnerschaft

Für eine optimale Bereitstellung von Weiterbildungsmaßnahmen müssen Einkauf und Personalentwicklung eng zusammenarbeiten. Ohne Abstimmung kommt es schnell zu Fehlentscheidungen, Mehrkosten und ineffizienten Prozessabläufen. Doch wie gelingt eine erfolgreiche Partnerschaft? Welche Fehler sollten dabei unbedingt vermieden werden?

Achten Sie darauf, folgende Fehler zu vermeiden:

• Fehler 1: Werden Weiterbildungen eingekauft, ohne die Personalentwicklung einzubeziehen, fehlen wichtige Informationen zu Bedarfen und Qualität. Die Folge sind Maßnahmen ohne nachhaltigen Lerntransfer und Investitionen, die ihre Wirkung verfehlen.
• Fehler 2: Wenn Fachabteilungen oder Mitarbeitende ihre Weiterbildungen dezentral beschaffen und dem Einkauf lediglich das fertige Angebot zur Freigabe vorlegen, bleiben Rahmenverträge und Mengenrabatte ungenutzt. So entstehen unnötige Mehrkosten und fehlende Transparenz.  

In drei Schritten zur erfolgreichen Partnerschaft  

Damit Sie Ihre Corporate-Training-Maßnahmen wirksam planen und umsetzen können, braucht es klare Abläufe zwischen Einkauf und Personalentwicklung. Starten Sie mit diesen drei Schritten:  

1. Eine Basis schaffen: Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit brauchen Einkauf und Personalentwicklung eine gemeinsame Basis.  Dafür müssen sich beide Abteilungen auf eine einheitliche Sprache einigen – das verhindert Missverständnisse und Fachbegriffe werden konsistent verstanden.
2. Gemeinsame Ziele und KPIs definieren: Damit der Beschaffungsprozess möglichst effizient läuft, sollten die Abteilungen gemeinsame Ziele und messbare Kriterien festlegen.
3. Verantwortung klar aufteilen : Welche Aufgabe liegt bei welcher Abteilung? Klare Regeln und Zuständigkeiten sind hier entscheidend: Eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) stellt die einzelnen Arbeitsschritte transparent dar und ordnet die Zuständigkeiten eindeutig zu. Wichtig ist, dass sich die Aufteilung an den jeweiligen Kompetenzen orientiert.

Leitfaden: Corporate Training einkaufen

Je mehr Perspektiven aufeinandertreffen, desto unübersichtlicher und ineffizienter wird der Beschaffungsprozess. Damit das nicht passiert, können Sie den Prozess in vier Phasen untergliedern, in denen Einkauf und Personalentwicklung aufeinander abgestimmt arbeiten.

‍Phase 1: Bedarf bündeln und das Budget prüfen

‍Anstelle von Einzelanfragen wird der gesamte Weiterbildungsbedarf der Belegschaft gebündelt und kategorisiert. Damit verschafft sich die Personalentwicklung einen Überblick über die benötigten Kurse und kann gezielt die richtigen Formate und Inhalte priorisieren. Gleichzeitig prüft der Einkauf das verfügbare Budget und stellt sicher, dass die geplanten Maßnahmen in den finanziellen Rahmen passen.

‍Phase 2: Den Markt verstehen

Der Einkauf analysiert den Markt, vergleicht Anbieter, Trainer, Plattformen sowie Agenturen und prüft die Konditionen – dabei ist die fachliche Expertise der Personalentwicklung gefragt. Außerdem entscheiden beide Abteilungen, welche Kurse intern bereitgestellt und welche extern eingekauft werden.

‍Phase 3: Ausschreibung und Verhandlung

‍In den Vertragsverhandlungen legt der Einkauf das passende Lizenzmodell fest – z. B. Pay-per-Use für Spezialthemen oder eine Flatrate für einen unbegrenzten Zugriff. In den Verträgen werden KPIs definiert, die Qualität und Lernerfolg der Maßnahmen messen, wie beispielsweise Trainer-Qualifikation oder Teilnehmerzufriedenheit. Die Personalentwicklung prüft parallel, ob die Inhalte, Trainer: innen und Zeitpläne den Anforderungen entsprechen.

‍Phase 4: Implementierung und Verwaltung

‍Nach dem Vertragsabschluss sorgen Personalentwicklung und Einkauf gemeinsam für eine reibungslose Umsetzung. Anbieter und Lerninhalte werden beispielsweise auf einer zentralen Lernplattform bereitgestellt. Das erleichtert die Buchung, Verwaltung sowie Abrechnung und liefert gleichzeitig Informationen zum Nutzungsverhalten, den Gesamtkosten und zum Lernerfolg.

Trotz klarer Abläufe zwischen Einkauf und Personalentwicklung kommt es in der Praxis vor, dass Fachbereiche eigenständig Weiterbildungen buchen – ein Phänomen, das als ‚Maverick Buying‘ bekannt ist.

Maverick Buying: Wenn der Beschaffungsprozess aus dem Ruder läuft

Maverick Buying tritt auf, wenn Fachbereiche oder Mitarbeiter:innen Weiterbildungen dezentral und ohne Abstimmung mit dem Einkauf beschaffen. Dadurch verliert der Einkauf den Überblick und kann die Gesamtkosten nicht kontrollieren.

Dieses Verhalten entsteht meist aus praktischen Gründen: Genehmigungen dauern zu lange, die passende Weiterbildung ist nicht zentral verfügbar, oder der Beschaffungsprozess ist zu kompliziert.  Wenn Mitarbeiter:innen neue Lerninhalte benötigen, greifen sie häufig zu schnellen, unkoordinierten Lösungen.

Ohne einen zentralen Zugang zu Weiterbildungsangeboten lässt sich Maverick Buying kaum vermeiden. Die Lösung dafür ist jedoch simpel: Eine Einkaufsplattform, die alle Weiterbildungsthemen, geprüfte Anbieter und passende Formate an einem zentralen Ort bündelt. Das verhindert nicht nur die bei Einzelkäufen entstehenden Mehrkosten, sondern sichert auch Compliance und Qualität.

Wie funktioniert eine Beschaffungsplattform für Weiterbildung?

Digitale Beschaffungsplattformen fungieren als Bindeglied zwischen Einkauf und Personalentwicklung: Gerade bei bereichsübergreifender Beschaffung erweist sich eine zentrale Einkaufsplattform wie Semigator Enterprise als besonders effektiv: Personalentwicklung und Einkauf haben Zugriff auf eine gemeinsame Datenbasis und behalten so die wichtigsten Kennzahlen jederzeit im Blick. Gleichzeitig reduziert eine solche Plattform Maverick Buying, weil Beschäftigte einen zentralen Zugang zu Weiterbildungen haben und nicht mehr dezentral bestellen.

Die Vorteile einer digitalen Plattform für Einkauf und Personalentwicklung im Überblick:

• Mehr Transparenz durch geteilte Informationen (z. B. zum Bedarf oder Budget),
• klare Buchungs- und Freigabeprozesse,
• reduzierter Abstimmungsaufwand zwischen den Abteilungen,
• weniger Verwaltungsaufwand durch den Wegfall von Einzelrechnungen,
• Skalierbarkeit für große Unternehmen,
• Rahmenverträge, die das beste Angebot sichern,
• automatisiertes Reporting,
• weniger Maverick Buying,
• Übersicht über relevante Key Performance Indicators (KPIs), wie zum Beispiel die Weiterbildungszeiten der einzelnen Mitarbeiter:innen.  

Die Vorteile für alle Mitarbeitenden:  

• Eigenständige Buchung der Kurse,
• Zugriff auf eine Vielzahl an Weiterbildungsthemen in verschiedenen Formaten und Sprachen,
• Zeitersparnis durch schnelle Suche und Buchung von Kursen,
• mehr Flexibilität für Mitarbeitende.

Erfolg messbar machen: KPIs für PE und Einkauf

Einkauf und Personalentwicklung verfolgen im Alltag meist eigene Ziele – und messen ihren Erfolg entsprechend an unterschiedlichen KPIs. Doch sobald beide Bereiche Prozesse oder Strategien gemeinsam verantworten, lohnt es sich, gemeinsame Kennzahlen zu definieren. Sie machen Erfolge sichtbar, fördern die Zusammenarbeit und unterstützen so den langfristigen Unternehmenserfolg.

Abteilungsspezifische KPIs von Personalentwicklung und Einkauf:

Personalentwicklung

• Messung des Lerntransfers, z. B. mit dem Kirkpatrick-Modell. Die vier Ebenen Reaktion, Lernen, Verhalten, Ergebnisse bewerten, ob Weiterbildungen gut ankommen, Wissen vermitteln, Verhaltensänderungen auslösen und messbare Geschäftsergebnisse liefern.

Einkauf

Messung der Effizienz, z. B. durch:

• Total Cost Ownership (TCO) - misst die Gesamtkosten der Weiterbildung über den gesamten Lebenszyklus
• Prozesskosten, z. B. Kosten pro Buchung
• Einsparung durch Bündelung und Verhandlung

Gemeinsame KPIs, die den Erfolg der Zusammenarbeit der beiden Abteilungen abbilden, sind u. a.:  

• reduzierte Fluktuationsrate,
• gesteigerte Produktivität,
• erreichte Unternehmensziele,
• Return on Learning.

Mit den richtigen KPIs können Einkauf und Personalentwicklung den Erfolg von Weiterbildungsmaßnahmen umfassender messen. Statt Weiterbildungen nur anhand der Kosten pro Teilnehmer:in zu bewerten, sollte der Fokus allerdings auf Kennzahlen wie zum Beispiel dem Return on Learning (ROL) liegen.

Personalentwicklung und Einkauf – das neue Erfolgsduo  

Statt gegeneinander zu arbeiten, können Personalentwicklung und Einkauf gemeinsam mehr erreichen. Indem beide Bereiche ihre Stärken einbringen – die Personalentwicklung in der Qualitätssicherung und Kompetenzentwicklung, der Einkauf in der Kostenkontrolle und Prozessoptimierung – werden Weiterbildungsangebote transparent und passgenau eingekauft. Gemeinsame KPIs, klare Verantwortlichkeiten und der Einsatz einer zentralen Beschaffungsplattform verhindern Ineffizienzen wie Maverick Buying und sichern nachhaltigen Lernerfolg. Das Resultat: Weiterbildung wird zum strategischen Instrument, mit dem Unternehmen Kompetenzen systematisch aufbauen und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

FAQs

Welche Vorteile bringen die Bündelung von Bedarfen und strategische Rahmenverträge mit Anbietern für den Einkauf von Weiterbildungen?

Unternehmen profitieren doppelt: Während gebündelte Bedarfe den Verwaltungsaufwand reduzieren und das Lieferantenmanagement erheblich vereinfachen, sorgen Rahmenverträge für transparente und kostensparende Weiterbildungsangebote.

Wie lassen sich die Prozesskosten beim Einkauf von Weiterbildung senken?

Durch standardisierte Prozesse, zentrale Buchungen über eine Plattform, klare Zuständigkeiten (z. B. RACI) und automatisierte Freigabe-, Abrechnungs- und Reportingprozesse.

Wie lässt sich die Zusammenarbeit von Einkauf und Personalentwicklung optimieren?

Gemeinsame KPIs, eine einheitliche Sprache, klare Zuständigkeiten und regelmäßige Abstimmungen entlang eines definierten Beschaffungsprozesses optimieren die Zusammenarbeit.  

Welche Vorteile bieten Rahmenverträge im Einkauf von Corporate Training?

Rahmenverträge reduzieren Preise, sichern Qualität und Compliance, vereinfachen den Einkauf und ermöglichen flexible Modelle wie Flatrates oder Pay-per-Use.

Wie kann man den Verwaltungsaufwand im Trainingsmanagement reduzieren?

Mit einer zentralen Einkaufsplattform, die Anbieter, Buchungen, Rechnungen und KPIs bündelt und manuelle Prozesse ersetzt.

Wie sieht ein effizientes Anbietermanagement von Bildungsdienstleistern aus?

Optimales Anbietermanagement verbindet geprüfte Anbieter, klare KPIs, zentrale Verträge, regelmäßige Leistungsbewertung und transparente Nutzungs- und Kostendaten.