Elektronischer Rechnungsversand
an die Semigator GmbH
Lieferant:innen der Semigator GmbH können seit dem 1. Januar 2025 ihre Belege elektronisch einreichen
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der Europäischen Norm EN 16931 – beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x.
Nur solche Formate ermöglichen die automatisierte Verarbeitung und genügen den gesetzlichen Vorgaben.
Ein einfaches PDF, wie es bislang häufig per E-Mail übermittelt wurde, gilt nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne der aktuellen Vorgaben.
Vielfach ausgezeichnet
Schnelle Rechnungsbearbeitung
Ihre Rechnungen werden zügig und zuverlässig zugestellt und verarbeitet.
Sichere Zustellung
Ihre Rechnungen werden sicher zugestellt, protokolliert und die Formate validiert.
E-Rechnung-ready und rechtssicher
Sie sind auf geänderte (gesetzliche) Anforderungen vorbereitet, da diese umgehend integriert werden. Damit sind Sie immer einen Schritt voraus.
Zustellkanäle und Datensatzformate
Als Übermittlungswege sind E-Mail, aber auch sämtliche spezialisierte Netzwerke wie PEPPOL oder TraffiQX möglich.
Bei den Datensatzformaten sind vor allem die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0) relevant, da sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Auch sämtliche weitere Formate, die den Anforderungen der Norm EN 16931 entsprechen, werden akzeptiert.
Anforderungen an die Rechnungsstellung der Lieferant:innen
Spezifische Anforderungen an die Rechnungsstellung durch die Haufe Group
Aufgrund der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sind wir angehalten, die von Ihnen elektronisch übermittelten Rechnungen in unveränderter Form anzunehmen, zu verarbeiten und aufzubewahren.
Um dies zu gewährleisten, müssen alle elektronischen Rechnungen bei uns zentral in einem Postfach der Semigator GmbH eingehen. Bitte senden Sie PDF-Rechnungen nur direkt an das Postfach:
fbo@semigator.de
Hinweis: Bitte senden Sie keine Rechnungen direkt an Kontaktpersonen oder andere Postfächer der Semigator GmbH.
Soll die Kontaktperson auch über die Rechnung informiert werden, können Sie die Kontaktperson bei der E-Mail in cc (carbon copy) nehmen. So erhält diese die Information, dass die Rechnung bei uns im Hause zur Verarbeitung eingegangen ist.
Folgende weitere Punkte gelten für die Annahme von PDF-Rechnungen und elektronischen Rechnungen bei der Semigator GmbH:
- Es werden nur Rechnungen als PDF (solange Sie als Versender gemäß der gesetzlichen Übergangsfristen berechtigt sind, dies zu tun) oder in sämtlichen nach CEN- Norm EN 16931 zugelassenen Formaten angenommen (z.B. ZUGFeRD, XML). Für jede Rechnung darf nur eine Rechnungsdatei in den o.g. Formaten (PDF, XML, ZUGFeRD …) an uns übermittelt werden. Bitte senden Sie bei E-Rechnungen keine weiteren PDF-Dateien in der E-Mail mit.
- Es sollte kein zweiter Rechnungsversand mit PDF-Datei aufgrund einer Rechnungsanfrage durch den Lieferanten erfolgen!
Eine Rechnung mit mehreren Seiten, z.B. Anhänge, muss in einer Datei abgebildet sein.
- In einer E-Mail können mehrere Dateien enthalten sein. Unser System erkennt jede Datei in einer E-Mail als separate Rechnung.
- Alle rechnungsrelevanten Angaben wie z.B. auch der Teilnehmername, der Steuerausweis sowie Ihre und unsere steuerlichen Identifikationsnummern und Skonto- oder Nachlassvereinbarungen müssen in der digitalen Rechnung enthalten sein und dürfen nicht in der E-Mail angegeben werden, diese sindPflichtbestandteile der Rechnung.
Lieferungen und Leistungen, die aufgrund einer Bestellung mit Angabe einer Semigator-Bestellnummer bei Ihnen beauftragt wurden, müssen diese Bestellnummer(n) explizit auf der Rechnung angeben, damit unser System diese Bestellnummer auslesen und die weiteren Bearbeitungsschritte einleiten kann. Rechnungen ohne Angabe dieser Semigator-Bestellnummer werden von uns wieder an Sie zur Änderung zurückgegeben.
- Bei Rückfragen zu Rechnungen und Mahnungen verwenden Sie bitte dieMail-Adresse: fbo@semigator.de
Bei Anfragen,sowie Rückfragen zu Buchungen verwenden Sie bitte die Mail-Adresse: cs@semigator.de
Nach welchen Kriterien erfolgt die Prüfung der E-Rechnung?
Jede eingehende E-Rechnung wird automatisch geprüft. Die Prüfung findet immer auf Basis der übermittelten elektronischen Daten statt. Das bedeutet: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird der zugrunde liegende strukturierte Datensatz geprüft, bei einer XRechnung die XML-Daten.
Die Prüfung erfolgt nach den von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereitgestellten Regeln, die die generelle Konformität der E-Rechnung sicherstellen.
Übermittlung über das Peppol-Netzwerk
Wenn Sie bereits über einen PEPPOL Access Point verfügen, können Sie die Semigator GmbH über diesen erreichen. Der Empfang von Rechnungen und Gutschriften wird unterstützt.
Um die Dokumente richtig zu adressieren, nutzen Sie bitte die gesellschaftsspezifische Peppol-ID für die Semigator GmbH: DE814941531
Übermittlung über das Traffiqx-Netzwerk
Wenn Sie bereits Kund:in eines Traffiqx-Providers sind und hierbei auch Belege versenden, können Sie die gewohnten Funktionen nutzen, um die Semigator GmbH als Geschäftspartner hinzuzufügen.
Um die Dokumente richtig zu adressieren, nutzen Sie bitte die gesellschaftsspezifische Traffiqx-ID für die Semigator GmbH: 0001086677992
E-Rechnungspflicht
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise:
- Für den öffentlichen Sektor (B2G) ist die E-Rechnung bereits seit 2020 verpflichtend.
- Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) gilt die gesetzliche Pflicht seit dem 1. Januar 2025
- Ab dem 1. Juli 2027 besteht eine Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen und gibt es Ausnahmen?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, wenn sie:
- Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) oder
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) stellen.
Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro)
- Bestimmte Sonderfälle und Kleinunternehmen
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Auch bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen können abweichende Regelungen gelten.
Welche Anforderung muss eine E-Rechnung technisch und inhaltlich erfüllen?
Eine E-Rechnung muss:
- in einem anerkannten elektronischen Format (EN 16931) erstellt und übertragen werden,
- alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gemäß §14 UStG im Datensatz enthalten, also insbesondere die vollständige Rechnungsnummer, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsdatum, Netto- und Bruttobeträge sowie den ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag,
- maschinenlesbar sein – reine Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen nicht.
Wie gelingt die Umstellung auf E-Rechnung?
Um Ihr Unternehmen optimal auf die E-Rechnung vorzubereiten, empfehlen wir die folgenden ersten Schritte.
- Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System E-Rechnungen konform erstellen und empfangen kann.
- Stimmen Sie sich frühzeitig mit Ihrer IT-Abteilung und Ihrer Steuerberatung ab.
- Erwägen Sie die Einführung eines spezialisierten E-Rechnungstools.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen.
Probleme bei der E-Rechnungsstellung
Ihre E-Rechnung wurde abgelehnt?
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir ausschließlich elektronische Rechnungen verarbeiten können, die den Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen.
In der Benachrichtigung, die Sie von uns erhalten haben, finden Sie Hinweise, weshalb die elektronische Rechnung nicht verarbeitet werden konnte. Bitte korrigieren Sie die entsprechenden Angaben und reichen Sie die Rechnung erneut ein. Falls Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Systemanbieter, über den Sie die E-Rechnung erzeugt haben.
Da wir täglich eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten, bitten wir um Verständnis, dass wir keine individuellen Prüfungen oder Detailrückmeldungen zu einzelnen Ablehnungen vornehmen können.
Kontakt
Bei inhaltlichen Fragen zur Rechnung wenden Sie sich bitte an cs@semigator.de oder an Ihre bekannte Ansprechperson.