Indirekter Einkauf – Weiterbildungen in 5 Schritten als C-Teile managen

Tagtäglich kümmert sich der Einkauf um die Beschaffung von Gütern, Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen. Von den Einzelteilen des Endprodukts über die Maschinen bis hin zum einfachen Kugelschreiber – Purchasing Operations kennt die optimale Einkaufsstrategie.

Dass das Produktionsmaterial zentral über den Einkauf beschafft wird, leuchtet ein – zum Beispiel bei Chemikalien oder Stahl. Anders sieht es in vielen Unternehmen aus, wenn es um die Beschaffung indirekter Ressourcen geht. Stichwort: „Maverick Buying“. Reisen, Kaffee, Weiterbildungen und Co. werden oft von den Fachabteilungen auf eigene Faust gebucht oder bestellt. Doch gerade diese niedrigwertigeren Warengruppen, sogenannte C-Teile, bieten viel Potenzial für Kosteneinsparungen. Denn: Sie verursachen zwar nur geringe Beschaffungs-, aber aufgrund der hohen Artikel- und Lieferantenvielfalt hohe Prozesskosten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Weiterbildungen als C-Teile erfolgreich managen. Und so das verborgene Einsparungspotenzial im indirekten Einkauf besser nutzen.

Was ist indirekter Einkauf? Grundlagen und Abgrenzung

Der indirekte Einkauf umfasst sämtliche Güter und Dienstleistungen, die ein Unternehmen nicht direkt für die Produktion seiner Kernleistungen benötigt – sogenannte C-Teile. Dazu zählen unter anderem Büromaterial, IT-Equipment, Reinigungsservices oder auch Weiterbildungen für Mitarbeitende. Auch wenn diese Posten auf den ersten Blick unscheinbar wirken, verursachen sie oft hohe Kosten, die sich über viele Einzelpositionen summieren.

Direkter vs. indirekter Einkauf: Wo liegt der Unterschied?

Im Unterschied zum direkten Einkauf, der sich auf Rohstoffe, Komponenten und andere produktionsrelevante Materialien konzentriert, zielt der indirekte Einkauf auf den internen Unternehmensbedarf. Er unterstützt damit alle Fachbereiche, vom HR-Management über Marketing bis hin zur IT. Die Herausforderung: Während im direkten Einkauf häufig standardisierte Prozesse und klare Beschaffungsstrategien bestehen, ist der indirekte Einkauf in vielen Organisationen historisch gewachsen und damit oftmals wenig transparent und ineffizient.

Typische Warengruppen im indirekten Einkauf

Typische Warengruppen im indirekten Einkauf sind:

• Weiterbildungen und Schulungen
• Reiseleistungen und Mobilitätsangebote
• Facility Management (zum Beispiel Reinigung, Instandhaltung)
• Marketingdienstleistungen
• IT- und Softwarelösungen

Das Warengruppenmanagement spielt eine zentrale Rolle, um diese Bedarfe strukturiert zu erfassen und zentrale Beschaffungsprozesse aufzubauen.

Herausforderungen im indirekten Einkauf

Im Gegensatz zum direkten Einkauf fehlt es im indirekten Bereich oft an klaren Prozessen, Standards und Zuständigkeiten. Viele Bestellungen erfolgen dezentral und ohne Einbindung des Einkaufs. Das führt zu intransparenten Abläufen, steigenden Prozesskosten und erschwerten Einsparungen. Erfahren Sie im Folgenden, welche typischen Herausforderungen Unternehmen im indirekten Einkauf begegnen:

1. Maverick Buying: Wenn der Einkauf umgangen wird

Ein häufiges Problem ist das sogenannte Maverick Buying – also die eigenständige Beschaffung durch Fachabteilungen ohne Einbindung des Einkaufs. Dadurch entstehen mehrere Herausforderungen:

• fehlende Rahmenverträge und dadurch höhere Kosten
• keine zentrale Lieferantensteuerung
• erschwerte Einsparungen durch fehlende Mengenbündelung
• mangelnde Transparenz über tatsächliche Ausgaben

Ein gezieltes Maverick-Buying-Controlling hilft, diese inoffiziellen Bestellungen sichtbar zu machen und mit klaren Freigabeprozessen zu regulieren.

2. Heterogene Prozesse und Systembrüche

Anders als im direkten Einkauf fehlt im indirekten Bereich häufig eine durchgängige Systemlandschaft. Die Folge sind:

• Medienbrüche zwischen Anforderung, Genehmigung und Bestellung
• lange Durchlaufzeiten und unklare Zuständigkeiten
• schwierige Vergleichbarkeit von Angeboten und Leistungen

Das erschwert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Nachvollziehbarkeit für das Controlling.

3. Fehlende Kennzahlen und strategische Steuerung

Der Erfolg im indirekten Einkauf wird oft nicht gemessen oder nicht mit den richtigen Kennzahlen. Dabei könnten KPIs wie diese wertvolle Hinweise liefern:

• Anteil Maverick Buying (Bestellungen außerhalb definierter Prozesse)
• Durchlaufzeiten von der Anforderung bis zur Bestellung
• Kosten pro Bestellung bei C-Teilen
• Lieferantenanzahl je Warengruppe

Nur mit solchen Daten setzen Sie gezielt Optimierungen um und steuern Bedarfe systematisch.

Strategien & Best Practices im indirekten Einkauf

Um den indirekten Einkauf erfolgreich zu steuern, brauchen Sie mehr als nur operative Effizienz. Es geht darum, Strukturen zu schaffen, Kosten zu senken, Transparenz zu erhöhen und Prozesse zu entlasten. Mit diesen Strategien gelingt Ihnen der Einstieg:

1. Bedarf analysieren und Warengruppen bündeln

Im ersten Schritt sollten Sie den unternehmensweiten Bedarf erfassen: Wer bestellt was – und wie häufig? Gerade bei C-Teilen wie Weiterbildungen, Reiseleistungen oder IT-Services können Sie durch eine Bündelung schnell Einsparungen erzielen. Das Warengruppenmanagement hilft dabei, ähnliche Leistungen zu clustern und zentral zu steuern.

Tipp: Analysieren Sie Bestellhistorien, identifizieren Sie Hauptlieferanten und erstellen Sie ein zentrales Verzeichnis gängiger Warengruppen.

2. Prozesse standardisieren und digitalisieren

Je einfacher der Prozess, desto geringer der Aufwand für Einkauf und Fachbereiche. Digitale Tools für E-Procurement, automatisierte Freigabeworkflows oder vorkonfigurierte Bestellkataloge machen die Beschaffung schneller, transparenter und nachvollziehbarer.

Tipp: Integrieren Sie digitale Plattformen, über die Fachabteilungen Dienstleistungen direkt anfragen und bestellen – bei voller Kontrolle durch den Einkauf.

3. Stakeholder:innen aktiv einbinden

Strategien im indirekten Einkauf funktionieren nur, wenn alle Beteiligten mitziehen. Beziehen Sie deshalb interne Stakeholder:innen frühzeitig ein, erklären Sie die Vorteile zentraler Beschaffung und berücksichtigen Sie individuelle Anforderungen. So fördern Sie Akzeptanz und reduzieren eigenständige Bestellungen außerhalb definierter Prozesse.

Tipp: Etablieren Sie ein regelmäßiges Austauschformat zwischen Einkauf und Bedarfsträger:innen, um Feedback aufzunehmen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

4. Ziele und KPIs festlegen

Definieren Sie klare Ziele für Ihre Einkaufsstrategie: weniger Maverick Buying, kürzere Durchlaufzeiten, geringere Beschaffungskosten. Legen Sie passende KPIs fest und verfolgen Sie die Entwicklung systematisch. So erkennen Sie schnell, ob Ihre Maßnahmen Wirkung zeigen und wo Optimierungspotenzial besteht.

Tipp: Visualisieren Sie Ihre KPIs in einem übersichtlichen Dashboard – so behalten Sie Entwicklungen im Blick und schaffen Transparenz für alle Beteiligten.

Prozessoptimierung im indirekten Einkauf: So vereinfachen Sie Ihre Abläufe

Viele Herausforderungen im indirekten Einkauf lassen sich auf komplexe und uneinheitliche Beschaffungsprozesse zurückführen. Wenn Sie diese Prozesse digitalisieren und standardisieren, erhöhen Sie die Transparenz, entlasten die Fachbereiche und sparen wertvolle Ressourcen.

1. Bestellprozesse verschlanken

Oft durchlaufen indirekte Bedarfe unnötig viele Schritte – von der Bedarfsmeldung über manuelle Freigaben bis zur Bestellung per E-Mail. Ein klar definierter Workflow, etwa für die Buchung von Weiterbildungen, spart hier nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Rückfragen und vermeidet Fehler. Unternehmen, die ihre Bestellwege vereinheitlichen, schaffen die Grundlage für effizientere Abläufe und geringere Prozesskosten.

2. Digitale Plattformen und E-Procurement nutzen

Eine zentrale E-Procurement-Plattform vereinfacht die Beschaffung, indem sie alle Anbieter, Produkte und Genehmigungsprozesse an einem Ort zusammenführt. Medienbrüche zwischen Fachabteilungen, Einkauf und Lieferant:innen entfallen. Besonders effektiv sind Lösungen, die sich nahtlos in vorhandene ERP-Systeme integrieren lassen und unterschiedliche Anforderungen flexibel abbilden.

3. Freigabeprozesse klar regeln

Je uneinheitlicher die Freigaben, desto langsamer der Einkauf. Definieren Sie daher klar, wer was bestellen darf und ab welchem Betrag Genehmigungen erforderlich sind. Digitale Workflows ermöglichen es, diese Regeln automatisiert umzusetzen – etwa durch feste Genehmigungsschwellen, die abteilungsübergreifend gelten.

4. Automatisierung gezielt einsetzen

Standardisierte, wiederkehrende Vorgänge lassen sich gut automatisieren. Wenn etwa bei regelmäßigem Bedarf automatisch Bestellungen ausgelöst werden – inklusive Lieferantenzuweisung und Rechnungsvorbereitung – entlastet das nicht nur Ihr Einkaufsteam, sondern reduziert auch die Durchlaufzeiten und erhöht die Prozessqualität.

Kennzahlen & Controlling im indirekten Einkauf

Ohne verlässliche Kennzahlen bleibt der indirekte Einkauf eine Blackbox. Um Prozesse zu steuern, Einsparungen zu identifizieren und Optimierungen gezielt umzusetzen, brauchen Sie Transparenz über das tatsächliche Bestellverhalten im Unternehmen. Viele Unternehmen unterschätzen dabei, wie viel Potenzial in einer datenbasierten Steuerung steckt.

Relevante Kennzahlen im Überblick

Im indirekten Einkauf haben sich einige Kennzahlen als besonders aussagekräftig erwiesen:

• Maverick-Buying-Quote: Wie hoch ist der Anteil der Bestellungen, die außerhalb definierter Prozesse oder ohne Einkaufsfreigabe erfolgen?
• Kosten pro Bestellung: Wie wirtschaftlich ist der Bestellprozess, insbesondere bei C-Teilen?
• Durchlaufzeiten: Wie viel Zeit vergeht von der Bedarfsmeldung bis zur Auslösung der Bestellung?
• Lieferantenanzahl pro Warengruppe: Wie fragmentiert ist die Lieferantenstruktur? Gibt es Potenzial zur Bündelung?
• Freigabezeiten: Wie schnell laufen interne Freigaben ab und wo entstehen Verzögerungen?

Diese Kennzahlen ermöglichen eine objektive Bewertung Ihrer Beschaffungsprozesse und zeigen Ihnen auch auf, wo Automatisierung, Standardisierung oder gezielte Schulungen nötig sind.

Steuerung durch Transparenz

Wenn Sie die relevanten KPIs regelmäßig erheben und auswerten, erkennen Sie frühzeitig ineffiziente Abläufe und verdeckte Kosten. Die Kennzahlen helfen auch dabei, strategische Maßnahmen – etwa neue Plattformlösungen oder angepasste Freigabeprozesse – im Unternehmen zu begründen und messbar zu machen.

Ein professionelles Controlling im indirekten Einkauf schafft damit die Grundlage für langfristige Kosteneffizienz, höhere Transparenz und gezielte Weiterentwicklung.

Warengruppe Weiterbildung: Beschaffung als C-Teile managen

Weiterbildungen werden im Unternehmen oft eigenständig von Abteilungen und Teams organisiert. Sie wissen schließlich am besten, in welchem Bereich und in welchen Kompetenzen sie sich weiterbilden müssen. Finden sie die benötigte Weiterbildung nicht im internen Programm, müssen sie den Markt sondieren und Anbieter auswählen, die die entsprechenden Seminare und Fortbildungen im Portfolio haben.

Anschließend wird gebucht, durchgeführt und abgerechnet. Die Beschaffungskosten sind im Vergleich zu großen Investitionen wie bei A- oder B-Teilen niedrig. Schließlich wird kein Maschinenteil, sondern die Teilnahme an einem Seminar, einer Konferenz oder einem Online-Training bestellt. Hoch hingegen sind die Prozesskosten, die durch die Einzelbuchungen der verschiedenen Teams entstehen. Es sind zahlreiche Stakeholder involviert, der Prozess ist abstimmungsintensiv und bei Einzelbestellungen müssen immer neue Lieferant:innen angelegt werden. Wenn jede:r eigenständig Weiterbildungsanbieter auswählt, beauftragt und abrechnet, bündelt das Zeit und Ressourcen im Unternehmen.

Deswegen lohnt es sich, Weiterbildung zentral über den Einkauf wie andere C-Teile zu managen. So werden wertvolle Ressourcen eingespart, die Qualität der Anbieter sichergestellt und der Bestellprozess optimiert.

Optimierung des indirekten Einkaufs: Einsparungen durch digitale Prozesse beim Einkauf von Weiterbildung

Mit einem zentralen C-Teile-Management können Sie die Prozesskosten deutlich vermindern. So fand eine Mercateo-Studie heraus, dass sich der Zeitaufwand pro Bestellung in mittelgroßen deutschen Unternehmen um mehr als 20 % reduzierte, wenn die Bestellprozesse zentral und digital vom Einkauf verwaltet wurden. So dauerte der durchschnittliche Bestellprozess bei einem nicht-einheitlichen Einkaufsprozess über vier Stunden – beim digitalen Einkaufsprozess hingegen nur rund drei Stunden¹.

Bei den Kosten zeichneten sich ähnlich starke Vorteile ab: Im Vergleich zu nicht-einheitlichen Beschaffungsprozessen lagen die durchschnittlichen Kosten der befragten Unternehmen für einen Bestellvorgang eines C-Teils bei 95,33 Euro. Bei zwar noch manuellen, aber dafür einheitlichen Bestellprozessen stiegen die Kosten sogar auf 115,28 Euro. Durch digitale, standardisierte Prozesse reduzierten sie sich auf 67,94 Euro.

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Ein ähnliches Bild zeigt sich ganz konkret bei der Beschaffung von Weiterbildung. Auch hier sparen digitale Plattformen Zeit und Prozesskosten, weil sie alle externen Weiterbildungen an einer zentralen Anlaufstelle verfügbar machen. Das entlastet den Einkauf: Alle relevanten Anbieter sind in einem spezifischen Unternehmenskatalog zusammengefasst – ohne aufwändige Suche und komplizierte Vergleiche auf diversen Plattformen. Alle zugehörigen Rechnungen kommen von einem Kreditor, was die Buchhaltung entlastet und somit den gesamten Einkaufsprozess schlank hält. Die Beschaffung ist komplett standardisiert und verursacht nur wenig administrativen Verwaltungsaufwand und -kosten. So konnten zum Beispiel Kund:innen der Plattform Semigator den Zeitaufwand für ihren Beschaffungsprozess im Schnitt auf weniger als 30 Minuten senken. Vor der Einführung lag der Durchschnitt bei ca. 145 Minuten.

C-Teile Management: In fünf Schritten den Einkauf der Warengruppe „Weiterbildung“ optimieren

Um Weiterbildung als C-Teil zu managen, sind fünf Schritte erforderlich.

1. Bedarfsanalyse: Führen Sie eine gründliche Analyse der Weiterbildungsbedürfnisse durch. Dies beinhaltet die Identifizierung der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen sowie die Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen Anforderungen.
2. Lieferantenauswahl: Treffen Sie eine Auswahl an Anbietern von Weiterbildungen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Qualitätsstandards und die gewünschten Inhalte bieten können. Dies kann auf Basis von Referenzen, Erfahrungen oder einer bereits getroffenen Vorauswahl auf Plattformen wie Semigator erfolgen.
3. Vertragsverhandlungen: Führen Sie Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Anbietern durch, um faire Konditionen hinsichtlich der Schulungsgebühren, der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Vertragsdauer zu vereinbaren.
4. Zentrale Buchung und Verwaltung: Stellen Sie sicher, dass alle Weiterbildungsmaßnahmen im Einkaufssystem erfasst und nicht am Einkauf vorbei gebucht werden. Dabei hilft die Anbindung eines elektronischen Katalogs für Weiterbildung.
5. Reporting und Evaluierung: Implementieren Sie geeignete Mechanismen zur Evaluierung der eingekauften Weiterbildungsmaßnahmen. Dies ermöglicht es, den Erfolg und den Mehrwert der Investitionen in Weiterbildung zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Plattformen wie Semigator bieten dafür ein zentrales, digitales Dashboard.

Fazit: Indirekten Einkauf aktiv steuern – C-Teile gezielt optimieren

Ob Weiterbildungen, IT-Dienstleistungen oder Facility Management: Der indirekte Einkauf ist ein zentraler Hebel für mehr Effizienz und weniger Aufwand. Wer typische Fehler wie Maverick Buying vermeidet, Prozesse digitalisiert und Warengruppen gezielt bündelt, schafft die Grundlage für spürbare Einsparungen.

Plattformlösungen wie Semigator unterstützen Sie dabei, Weiterbildung als C-Teil gezielt einzubinden – mit mehr Transparenz, weniger Aufwand und messbarem Mehrwert.

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